Virtuelle Mitarbeiterbeteiligungen – Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Allgemeine Fragen

Die wichtigsten Antworten für Sie zusammengefasst.

Warum sollten Sie ein Beteiligungsprogramm für Ihre MitarbeiterInnen in Erwägung ziehen?

Mitarbeiterbeteiligungen sind gleich aus mehreren Gründen ein geeignetes Instrument zur Personalentwicklung. In Kurzform die wichtigsten: Zum einen motivieren sie Mitarbeiter, indem sie ihnen eine Identifikation mit ihrem Unternehmen ermöglichen. Zum anderen hat der Arbeitnehmer die Chance auf einen potenziell großen finanziellen Vorteil. Gute Beschäftigte bleiben durch Beteiligungsprogramme länger im Unternehmen (Personalbindung), auch, um ihre Vorteile durch die Beteiligung zu realisieren.

Was ist der Unterschied zwischen virtuellen Anteilen, VSOP, Stock Options, ESOP und Phantom Shares?

Virtuelle Anteile werden innerhalb eines „Virtual Stock Option Plan“, kurz VSOP, vergeben. Der Virtual Stock Option Plan (VSOP) bildet also das Rahmenwerk für die Ausgabe virtueller Anteile. Begriffe wie Phantom Shares oder Phantom Stock werden oftmals als Synonyme zu virtuellen Anteilen verwendet. Der Begriff ESOP, d.h. "Employee Stock Option Plan", wird häufig für jegliche Art der Mitarbeiterbeteiligungen verwendet. Oftmals werden - im Vergleich zum VSOP - mit dem ESOP reale Unternehmensanteile bzw. die Option auf reale Anteile verbunden.

Was ist der Unterschied zwischen ESOP und VSOP?

Beim ESOP erhält der Mitarbeiter eine Option auf echte Anteile (Aktien oder GmbH-Beteiligung). Er wird Gesellschafter, hat Stimmrechte und ist an Gewinnausschüttungen beteiligt. Beim VSOP erhält der Mitarbeiter “nur” virtuelle Anteile. Er bekommt je nach Vereinbarung ebenfalls einen entsprechenden Anteil am Gewinn und an einem eventuellen Exit-Erlös. Dabei wird er aber nie Gesellschafter und hat entsprechend auch keine Stimm- oder sonstigen Rechte. Die VSOP-Vereinbarung ist ein rein schuldrechtlicher Vertrag. Die praktische Ausgestaltung von ESOP und VSOP obliegt Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Üblicherweise wird vereinbart, dass der Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum weitere Anteile erhält, wenn er im Unternehmen bleibt - bis zu einer gewissen Grenze.

Was sind die Vorteile von einem VSOP (d.h. virtuellen Anteilen)?

Die Vorteile des VSOP liegen vor allem in dessen Implementierung und Verwaltung. Es bedarf für die Ausgabe von virtuellen Anteilen keinen Notarbesuch. Auch bedarf es keiner Änderung im Handelsregister. Der Arbeitgeber verpflichtet sich lediglich per Vertrag, dem Mitarbeiter einen prozentualen Anteil “X” an eventuellen Gewinnen oder Exit-Erlösen auszuzahlen. Änderungen der virtuellen Beteiligungsquote sind ebenfalls problemlos durch einen simplen Vertrag bzw. eine Nachtragsvereinbarung möglich.

Was sind “Hurdle Shares”?

Hurdle Shares (engl. für “Anteile mit Hürde”) sind Anteile, die den grundsätzlich steuerpflichtigen geldwerten Vorteil vertraglich reduzieren. Die Anteile werden dabei vertraglich mit entsprechenden Nachteilen (meist im Wege einer sog. negativen Liquidationspräferenz) versehen, welche die Anteile erst einmal wirtschaftlich (und somit steuerlich) “wertlos” bzw. “wertreduziert” stellen. Hintergrund ist meist die Vermeidung steuerrechtlicher Nachteile aus der sog. Dry income-Problematik.

Fragen zu virtuellen Anteilen

Die wichtigsten Antworten für Sie zusammengefasst.

Was bedeuten die Begriffe Vesting und Cliff?

Die Begriffe “Cliff” und “Vesting” spielen sowohl bei ESOPs als auch bei VSOPs eine wichtige Rolle: Der Cliff bezeichnet den Zeitpunkt, zu dem der Mitarbeiter erstmals die Option zum Kauf von Anteilen erhält bzw. Virtuelle Anteile erstmal unverfallbar (gevested) werden. Die “Klippe” kann beispielsweise nach einem Jahr im Unternehmen erreicht sein. Beim “Vesting-Zeitraum” handelt es sich um die Zeitperiode, in dem die Anteile unverfallbar werden, wenn er zu bestimmten Stichtagen noch im Unternehmen arbeitet. Beispiel: Cliff-Zeitraum ein Jahr, Vesting-Zeitraum drei Jahre. Nach einem Jahr erhält der Mitarbeiter ein Prozent am Unternehmen bzw. die entsprechenden Anteile werden unverfallbar. Nach dem zweiten Jahr sind es zwei, nach dem dritten Jahr drei Prozent. Scheidet der Arbeitnehmer vor dem ersten Jahr aus, hat er den Cliff nicht erreicht und damit keinen Anspruch auf Optionen bzw. seine Anteile verfallen.

Wie und wann werden virtuelle Anteile versteuert?

Virtuelle Anteile unterliegen nicht der Besteuerung als Sachbezug, wenn sie dem Arbeitnehmer zufließen - denn der virtuelle Anteil selbst begründet noch keinen Vermögensvorteil, da er sich nicht weiterverkaufen lässt. Erträge aus virtuellen Anteilen sind hingegen immer steuerpflichtiger Arbeitslohn und werden wie ein Bonus behandelt. Sie tauchen entsprechend auf der Lohn- oder Gehaltsabrechnung auf. Kapitalerträge können bereits durch den Charakter des Investments nicht vorliegen, da der Arbeitnehmer keine “Anteile an Kapitalgesellschaften” hält. Das Einkommensteuergesetz setzt immer eine echte Beteiligung voraus. Die Steuerlast für virtuelle Anteile fällt erst an, wenn die Mitarbeiterin einen finanziellen Zufluss aus der Beteiligung erhält, d.h. wenn sie eine Auszahlung von Ausschüttungen oder Exit-Erlös erhält.

Welche Vorteile haben virtuelle Anteile?

Grundsätzlich sind virtuelle Beteiligungen ein wertvolles Instrument, Mitarbeiter an Ihr Unternehmen zu binden, diese zu incentivieren und zu motivieren. Darüber hinaus erlauben sie aus Unternehmenssicht eine Flexibilisierung der Personalkosten, analog zu Bonuszahlungen, da sie nur im Erfolgsfall anfallen. So können Fixkosten niedrig gehalten werden. Aufgrund ihrer Eigenschaften sind virtuelle Beteiligungen kurzfristig, unbürokratisch und flexibel einsetzbar, da sie keine aufwendigen gesellschaftsrechtlichen Prozesse erfordern kein notarielles Beurkundungserfordernis und somit kein Gang zum Notar notwendig sind („Flexibilität und Dynamik privatschriftlicher Umsetzung“) sofort und individuell einsetzbar sind ‍Aus wirtschaftlicher Sicht sind sie vorteilhaft, da sie keinen Abfluss finanzieller Mittel der Gesellschaft bei Zuteilung der virtuellen Beteiligung („Finanzierungsfunktion“) verursachen keine Besteuerung bereits bei Zuteilung erfolgt, sondern erst im Exit-Fall, deswegen in allen (auch in späteren) Unternehmensphasen steuerneutral einsetzbar sind („Steuerneutralität bei Zuteilung“) keine Kosten für weitere MitarbeiterInnen verursachen sofort und individuell umgesetzt werden können eine flexible Bindung der Begünstigten durch Vesting-Regelungen erlauben („Korrektiv und Steuerungselement der Unternehmenstreue“)

Benötige ich die Zustimmung meiner Gesellschafter, um virtuelle Anteile auszugeben?

Für das initiale Aufsetzen eines virtuellen Beteiligungsprogrammes (= VSOP) bedarf es der Zustimmung Ihrer GesellschafterInnen. Je nach Formulierung des Vertrages sowie etwaiger interner Vorgaben der Gesellschaft ist eine Zustimmung für die Verteilung von virtuellen Anteilen an einzelne Begünstigte im Anschluss nicht zwingend erforderlich. Dies ist abhängig von der Formulierung im VSOP-Vertrag.

Wie können virtuelle Anteile vergeben werden?

Virtuelle Anteile können entweder durch einen Einzelvertrag oder einen "Virtual Stock Option Plan" (= VSOP) ausgegeben werden. Der VSOP stellt das Rahmenwerk für die virtuellen Beteiligungen eines Unternehmens für alle Begünstigten dar. Basierend auf dem VSOP werden für einzelne Begünstigte individuelle Zeichnungsscheine (= Zuteilungsvereinbarungen) ausgestellt, die die jeweiligen Details mit den Begünstigten definieren, beispielsweise die Anteilshöhe oder Vesting-Dauer pro Mitarbeiter*in. Die Ausgabe dieses individuellen Zeichnungsscheins und damit der virtuellen Anteile für neue Begünstigte ist unbürokratisch und schnell: es bedarf lediglich der Unterschrift unter dem 1-2 seitigen Dokument.

Wer ist für die Ausgabe von virtuellen Anteilen zuständig?

Die Geschäftsführung der Gesellschaft. Für das initiale Aufsetzen eines "Virtual Stock Option Plan" bedarf es der Zustimmung der Gesellschafterversammlung. Anschließend kann die Ausgabe von individuellen Anteilen, sobald der VSOP aufgesetzt ist und dies zulässt, unproblematisch und unbürokratisch von der Geschäftsführung durchgeführt werden. Dafür bedarf es grundsätzlich keines Gangs zum Notar und keiner Gesellschafterversammlung.. Besondere Vorgaben aus der Satzung der Gesellschaft sowie ggf. bestehender Gesellschaftervereinbarungen sind jedoch stets zu berücksichtigen. Für die Ausgabe von virtuellen Anteilen an neue MitarbeiterInnen erfordert es lediglich der Aushändigung eines Zeichnungsscheines, der von beiden Parteien, MitarbeiterIn und Geschäftsführung, unterschrieben wird. Dieser Zeichnungsschein beinhaltet die entsprechenden Konditionen der virtuellen Anteile.

Wann und wie werden Ansprüche aus virtuellen Anteilen geltend gemacht?

Zum Zeitpunkt des Eintreffens der definierten Ereignisse, beispielsweise im Fall eines Exits oder einer tatsächlich von den Gesellschaftern der Gesellschaft beschlossenen Gewinnausschüttung. Für gewöhnlich wird der Zahlungsanspruch durch eine Ausübungserklärung der Begünstigten geltend gemacht, sofern dieser Mechanismus nicht bereits direkt im VSOP-Vertrag selbst festgelegt ist.

Wie definiert sich der Wert der virtuellen Anteile?

Die Berechnung der konkreten Anspruchs der Begünstigten orientiert sich an der Wertdifferenz zwischen dem Basispreis im Zeitpunkt der Einräumung des Anspruchs und dem Wert der Geschäftsanteile bei Fälligkeit des Anspruchs. Somit wird sichergestellt, dass die Begünstigten nur vom Wertzuwachs der Gesellschaft ab Zeitpunkt ihres Einstieges profitieren. Von diesem Prinzip kann, so gewollt, allerdings auch abgewichen werden, indem ein Basiswert in Höhe des Nominalwertes der realen Geschäftsanteile der Gesellschaft definiert wird. In diesem Fall partizipieren die Begünstigten in voller Höhe des Anteilswertes.‍

Was sind virtuelle Anteile?

Über eine schuldrechtliche Vereinbarung („Virtual Stock Option Plan“, VSOP) werden die begünstigten Mitarbeiter oder Führungskräfte vermögensmäßig so gestellt, als wären sie mit einer vorab bestimmten Zahl von Geschäftsanteilen an dem Unternehmen beteiligt („virtuelle Beteiligung“). Im Ergebnis wird somit das identische wirtschaftliche Ergebnis erreicht, das aufwendige Stock Option Programme ebenso zum Ziel haben, dabei aber einen großen gesellschaftsrechtlichen Aufwand erfordern. Darüber hinaus bleibt die gesellschaftsrechtliche Position der Gründer bzw. Investoren unangetastet.

Für wen sind virtuelle Anteile geeignet?

Virtuelle Anteile sind grundsätzlich für alle privaten, nicht börslich-gelisteten Unternehmen geeignet. Besonders für Start-ups, Klein- und Mittelständische Unternehmen sind sie ein wertvolles Mittel, Mitarbeiter zu gewinnen, langfristig zu halten und zu incentivieren.

Werden begünstigte Mitarbeiter*innen Gesellschafter*nnen?

Nein - sie sind lediglich wirtschaftlich mit Gesellschaftern vergleichbar. Ihnen werden allerdings keine gesellschaftsrechtlichen Rechte eingeräumt, d.h. sie sind bei Gesellschafterversammlungen weder teilnahme- noch stimmberechtigt.

Welche Ansprüche hat der Begünstigte aus den virtuellen Anteilen?

Die Ansprüche der Begünstigten hängen maßgeblich von der Ausgestaltung des VSOP ("Virtual Stock Option Plan") ab. Prinzipiell erlangen die Begünstigten hieraus einen Zahlungsanspruch gegenüber der Gesellschaft. Der Standard-Fall ist eine Exit-Beteiligung (Beteiligung am Exit-Erlös) bei Veräußerung der Gesellschaft oder eines erheblichen Teils davon (Kontrollwechsel, Change-of-control). In diesem Fall erhalten die Begünstigten einen festgelegten, prozentualen Teil des Exit-Erlöses. Darüber hinaus können sie auch bei Gewinnausschüttungen analog der Höhe ihrer virtuellen Anteile partizipieren oder ihre virtuellen Anteile (optional) ausnahmsweise auch wieder veräußern (Buy-Out).

Fragen zu unserem Angebot

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Können Sie zu einem späteren Zeitpunkt vom Basispaket auf das Rundum-Sorglos-Paket wechseln?

Ja. Sobald Sie weitere Klauseln in Ihrem Virtuellen Mitarbeiterbeteiligungsprogramm ("Virtual Stock Option Plan", "VSOP") aufnehmen möchten, können wir Ihr Programm analog des Rundum-Sorglos-Paketes erweitern. Dies erfordert lediglich ein Gespräch zur Klärung zusätzlicher Klauseln und Regelungen und die anschließende Überarbeitung Ihres Starter-Paketes.

Welches Paket ist das Richtige für Sie?

Dies hängt maßgeblich von der Situation Ihres Unternehmens, Ihren Bedürfnissen und Wünschen ab. Unser Basis-Paket ist die schnelle, kosteneffiziente Lösung für frühphasige Unternehmen ohne Fremdfinanzierung und mit geringem Umsatz. Dies regelt die essentiellen Themen um Ihre Mitarbeiter virtuell zu beteiligen. Sollten Sie bereits in einer fortgeschritteneren Phase sein oder Klauseln für Ihre Investoren und sonstige Gesellschafter benötigen, ist unser für Sie maßgeschneidertes Rundum-Sorglos-Paket die ideale Wahl. Erfahren Sie mehr und wählen Sie das passende Paket aus.

Häufig gestellte Fragen zu ESOP und VSOP

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