ESOP-Checkliste: Typische Fehler bei der Einführung von Mitarbeiterbeteiligungen

Immer mehr Unternehmen vertrauen auf die Einführung von Programmen zur Mitarbeiterbeteiligung wie ESOP oder VSOP, und das aus triftigen Gründen. Eine Untersuchung des Instituts der deutschen Wissenschaft in Köln aus dem Jahr 2018 offenbart, dass Unternehmen, die solche Programme implementieren, eine durchschnittliche Produktivitätssteigerung ihrer Belegschaft von etwa 23 Prozent verzeichnen konnten. Zudem sank die Fluktuationsrate bei den Mitarbeitenden um circa 14 Prozent. Diese Ergebnisse hinsichtlich der Mitarbeitermotivation und der Mitarbeiterbindung sind besonders vor dem Hintergrund des anhaltenden Fachkräftemangels bemerkenswert.

Trotz der offensichtlichen Vorteile und zunehmenden Popularität dieser Beteiligungsprogramme stoßen Unternehmen jedoch auch auf Herausforderungen, die die Wirksamkeit solcher Initiativen beeinträchtigen können. Es gibt spezifische Fehler, die vermieden werden sollten, um die volle Wirksamkeit von Mitarbeiterbeteiligungen zu gewährleisten.

1. Keine offene Kommunikation - Bedeutung von Transparenz

Bei der Einführung von Mitarbeiterbeteiligungsprogrammen fehlt es häufig an einer klaren Kommunikation gegenüber den Mitarbeitenden. Fehlendes Verständnis über die Regelungen und Konditionen der Beteiligung führt bei den Mitarbeitenden zu Unsicherheit und einer damit verbundenen geringeren Teilnahme am Programm. Daher ist es von besonderer Bedeutung, die Mitarbeitenden möglichst umfassend zu informieren, Raum für Fragen zu lassen und ein Verständnis für das Verfahren, den Inhalt und die Regelungen des Mitarbeiterbeteiligungsprogramms zu schaffen. Durch offene Kommunikation und Transparenz bei Mitarbeiterbeteiligungsprogrammen wirken Unternehmen Misstrauen und Demotivation entgegen und stellen so sicher, dass die Beteiligungen die gewünschte Wirkung in den Bereichen Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung erzielen.

2. Unzureichende Berücksichtigung der Mitarbeiterinteressen bei der Zielsetzung

Ein weiterer grundlegender Fehler besteht darin, die Beteiligungsprogramme nicht auf die Interessen und Anliegen der Mitarbeitenden anzupassen oder diese zumindest angemessen zu berücksichtigen. Sie sollten individuell auf die Belegschaft oder die betreffenden Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse zugeschnitten sein. Ohne diesen individuellen Bezug zum Mitarbeiterbeteiligungsprogramms des Unternehmens fehlt nicht nur die Identifikation mit den Zielsetzungen des Programms, sondern die eigentlich angestrebte Förderung der Motivation und Bindung bleibt auf der Strecke. Ein individuell auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und der Situation des Unternehmens zugeschnittenes Beteiligungsprogramm ist daher einer standardisierten "One-Fits-All" Lösung vorzuziehen, um die angestrebten Vorteile tatsächlich zu erreichen.    

3. Fehlende Aufklärung der Mitarbeiter - Kenntnis über Strike-Price und Liquiditätspräferenz

Weitere Fehlerquellen, neben unzureichender Transparenz bei der Einführung oder nicht individualisierten Zielvereinbarungen, liegen in einer vernachlässigten Aufklärung der Mitarbeitenden über entscheidende fachliche Inhalte und Begriffe des Beteiligungsprogramms. So ist beispielsweise die Kenntnis über den Strike-Price und das Konzept der Liquidationspräferenz elementar.
Unkenntnis über den sogenannten Strike-Price kann schnell zu Ernüchterung führen. Dieser legt nämlich die Wertgrenze fest, ab welcher die Mitarbeitenden profitieren, bzw. die Optionen ausgeübt werden können oder ab dem bei virtuellen Beteiligungen die wirtschaftliche Partizipation eintritt. Bevor also ein persönlicher Gewinn erzielt werden kann, müssen die realen Anteile des Unternehmens diesen durch den Strike-Price festgelegten Wert übersteigen. Je höher der Strike-Price desto ferner liegt ein tatsächlicher Profit der beteiligten Mitarbeitenden. Daher ist nicht nur die Festlegung eines fairen Strike-Price von großer Bedeutung, sondern ebenso eine klare und verständliche Kommunikation des Strike-Prices gegenüber den Mitarbeitenden.
Ähnlich verhält es sich mit dem Konzept der Liquidationspräferenz. Diese beschreibt die marktübliche, bevorzugte Erlösverteilung zugunsten von Investor:innen im Falle eines Exits. Liquidationspräferenzen sind nichts anderes als eine Bevorzugung der Investoren bei der Verteilung des Exiterlöses. Vereinfacht ausgedrückt: Zuerst erhalten die Investoren (mindestens) ihr Investment zurück, bevor der verbleibende Exit-Erlös an die übrigen Gesellschafter, sprich die beteiligten Mitarbeitenden aber auch die GründerInnen selbst, verteilt wird.

4. Unangemessene Regelungen zur Vestingdauer

Ein weiteres Schlüsselelement bei Mitarbeiterbeteiligungsprogrammen ist das sogenannte "Vesting". Dabei handelt es sich um eine zeitliche Staffelung der Beteiligungsrechte, die dafür sorgt, dass Mitarbeiter ihre Anteile erst nach einer bestimmten Betriebszugehörigkeit oder dem Erreichen von definierten Zielen vollständig erwerben. Dadurch wird verhindert, dass Mitarbeiter kurz nach der Beteiligung das Unternehmen verlassen und trotzdem von der erhaltenen Beteiligung profitieren. Bei der Festlegung dieser Vestingdauer sollte darauf geachtet werden, dass sie nicht unangemessen lang ausfällt, da so ein Gefühl entstehen kann, dass die tatsächlichen Vorteile der Beteiligung zu weit entfernt sind. Daher sollte eine angemessene Vestingdauer sowohl motivierend auf die Mitarbeitenden wirken, als auch die Interessen des Unternehmens gleichermaßen berücksichtigen. Klare und faire Regelungen zur Vestingdauer sowie eine offene Kommunikation darüber, was im Falle eines vorzeitigen Abschieds der Mitarbeitenden passiert, sind essentiell, um die volle Wirkung eines

5. Außer Acht lassen der rechtlicher und steuerlicher Kriterien

Die Themen Steuern und Recht bei Mitarbeiterbeteiligungen sind komplex und werden dennoch häufig außer Acht gelassen, obwohl sie erhebliche Auswirkungen auf die Effektivität eines Beteiligungsprogramms haben können. Zum Beispiel könnte die hohe Besteuerung durch Lohnsteuer bei Zuflüssen für die Mitarbeiter unerwartet kommen. Weiterhin besteht das Risiko, dass gesetzliche Vorschriften außer Acht gelassen werden, was rechtliche Konsequenzen oder Strafzahlungen nach sich ziehen kann.
Daher ist eine ausführliche steuerrechtliche Beratung bereits vor Abschluss des Vertrages sinnvoll. Nur so vermeiden Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass es zu gegebenenfalls hohen Nachzahlungen und anderen Nachteilen kommt.

6. Vernachlässigung von Schulungs- und Unterstützungsangeboten

Wie bereits in den vorherigen Abschnitten geschildert, können Beteiligungsprogramme komplex sein und erfordern eine sorgfältige Erklärung und Beratung. Ein weiterer Fehler wäre daher die Vernachlässigung einer entsprechenden Schulung und Unterstützung für Mitarbeiter:innen, um die Chancen und Risiken der Beteiligung vollständig zu verstehen und informierte Entscheidungen treffen zu können. Regelmäßige Informationsveranstaltungen, Schulungsmaterialien und eine offene Kommunikation sollten daher im Unternehmen selbstverständlich sein, um das volle Potenzial der Mitarbeiterbeteiligung auszuschöpfen.

7. Ungenügende Anreizwirkung des Beteiligungsprogramms - geringe Beteiligungsquote und Einschränkung der Beteiligungsrecht

Mitarbeiterbeteiligungen sollen die Motivation und Bindung der MitarbeiterInnen fördern und somit zur Steigerung der Unternehmensperformance beitragen. Mitarbeiterbeteiligungsprogramme, die auf Standard- oder Musterverträgen basieren, berücksichtigen häufig individuelle Bedürfnisse der Mitarbeitenden und des Unternehmens nur unzureichend. Durch die damit verbundenen wenig individuell ausgestalteten Anreize geht ein Großteil der Effektivität des Programms verloren. Mitarbeitende haben genauso wie Unternehmen unterschiedliche finanzielle Vorstellungen an eine Beteiligung oder die damit verknüpften Ziele, sodass ein One-Size-Fits-All-Modell selten eine zufriedenstellende Lösung für beide Seiten darstellt. Nur mit einem flexibel ausgestalteten Beteiligungsprogramm können sowohl die Interessen des Unternehmens abgebildet und die Anreizwirkung für die Mitarbeitenden sichergestellt werden. Stellschrauben können beispielsweise flexible Vesting-Zeiträume (Good, Grey, Bad Leaver) oder differenzierte Beteiligungsniveaus (beziehungsweise unterschiedlich hohe Strike-Prices) sein.

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